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2013/10/02

Gmailの受信トレイに送信済みメールや下書きの一部を入れるとたぶん捗る件

用事のやりとりはメールがメインの@eminoaです。いつもありがとうございます。

受信箱はタスクリストの一部
メールで依頼等を受けることが多いと、自然とメールの受信箱が受けた依頼のリストの一部になっていきます。日々忘れていることがないか確認します。Gmailを多用していますので、もちろん終了した用事はアーカイブします。
ものごとってやりとりしながら進むものだから
一方で、依頼したことが先方でスムーズに進んでいるかを気にしていないといけません。お返事が遅い場合、こちらの意図が伝わっていないとか、必要な資料が足りないとか、こちらに原因がある場合もあるからです。
まずはラベルを付けてみた
まずは「アクション待ち」というラベルを付けてみました。普段、メールはスレッド化して使っているので、やりとりをしながら先方の動き待ちになっている場合は、受信トレイにそのスレッドが表示されることになります。
自分発でお願いした場合は
自分からお願いした、一方通行のメールは、「アクション待ち」ラベルつきメールの一覧か送信済みメールボックスを開かないと目に触れないことになります。でも、それだとチェックが甘くなる場合があります。毎日見ればいいんですが、忘れっぽいもので。とほほ。
受信トレイに移動してみた
それで、いい方法がないか考えてみました。そしたら、気がついたのです。
送信済みメールボックスの中のメールも、左のチェックボックスにチェックを入れると上のところに「受信トレイに移動」が表示されることに!
受信トレイに移動すると、自分が依頼を出したメールも、自分の用事の一部として進捗をチェックすることができるようになりました。
「時期待ち」のタスク
私はメールでタスクの分類をするときに「アクション待ち」と「時期待ち」のラベルを使っています。今日「あれもお願いしておかないと、でも取り込んでそうだしお願いして忘れられちゃうと残念」と思う用事がありました。はじめはカレンダーに「○○をお願いする」と書いておこうかと思いました。でも、その○○がわりと込み入った用事で、状況でお願いする時期も変わってくるものでした。それに、どのようにお願いするかも先に形にしておきたかったのです。
メールつくっちゃえや
他のところにメモしてもニ度手間です。いずれメールするのですから。今、依頼のメールを作っておいて、その下書きも、受信トレイに移動しておこう!毎日目に触れるようにしておけば、状況に応じてすぐ送信準備にかかれそうです。
タスク全体の管理はまた別の話
口頭で受けた依頼や、依頼から派生したタスクは別にメモしているので、受信トレイが全てというわけではありません。でも、受信トレイも、下書きトレイも、送信済みメールボックスも全部見るより受信トレイに集約して目に触れると楽ちんかも知れない…という、そういう人もいるかもねというお話でした。
それではまた!

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